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名刺の処分方法と管理
名刺内の情報の流失を避けながら行う処分と管理
ここまで、一緒に仕事してき た様々な取引先の会社の名刺が溢れかえって、 大変なことになっているという声をよく聞きます。そしてビジネスマンにとっては、 顔となる名刺。初対面でどのようにして、良い印象を与えるか とても大切な営業ツールで、そのあとの人脈を作る道具にもありなす。 私も、 今までやっこさんのように折りたたんである名刺など見たことがあります。また名刺だけでなく、名刺入れなどにもこだわる人がいるようですね。
身近なこの名刺も個人情報を保護するために取り扱いに注意が必要です。管理する際に注意しなければならないのは、個人情報と同様で、 保管や管理の徹底です。過去には、大手ゲーム会社がイベントの会場で 受付の際に取得した1000名分の名刺をなくして、ニュースで報道されていたことがあります。 もっともパーティーやイベントであれば、大量に名刺を扱っていますが、 管理には特に注意しましょう。そして、次に気をつけるのは、放置しないことです。
営業時間中は、名刺を机に置いておくのも効果的ですが、業務時間外は、 キャビネットの中に収納するなどといった、きちんとした保存が必要になります。 くるくる回る名刺フォルダーを机の上においている人もいるのですが、外出する際には、 鍵がかかる所に収納しなければなりません。
名刺を処分
そして、いらなくなった名刺を処分することもありますが個人情報が入っているので確実に処分しましょう。名刺を処分する際には、ゴミ箱ではなくシュレッダーか、 廃棄ボックスに入れます。とはいっても、名刺は相手の一部でさらに、 自分自身でもありますよね。シュレッダーにかけるなんてと心が痛むのであれば、 写真などで保存したのちに処分しましょう。更に自分の古い名刺などは全て処分せずに、 一部保存しておけば過去の情報が必要となった時に役立つこともあるのです。 そして、ＤＭや年賀状印刷を業者に依頼する際に、
名刺を渡すことがあると思いますが、確実に返却してもらうか、処分してもらうのであれば、 廃棄証明書を受け取るようにしましょう。 ここま
で徹底にしていれば個人情報の漏れを防げるでしょう。名刺をコピーする場合もあると 思いますが、そのような場合でも
、名刺そのものと同様に、適当に捨ててはダメです。 シュレッターで細かくしたのちに、廃棄しましょう。
これは当然ですが、名刺とは個人情報の塊なのです。自分の名刺がごみ箱にそのまま捨てられ、万が一、他の人に情報が
わたったら嫌ですよね。他人の名刺も同じことですので、しっかりとした廃棄方法で処理するようにしましょう。
個人情報は最近特に騒がれていますので、最新の注意が必要です。最低シュレッターにかけるように、または完全に見えないように
ハサミでバラバラにしてしまいましょう。そこまでする必要があるかと思うかもしれませんが、個人情報ですのでしっかり処分しましょう。
